【作業効率アップ】どんな作業があってその作業にどれだけの時間が必要なのかが見えてないとアップしたかもわからない
こんばんは。てらこりーたです。疲れまくってます。
トラブルは疲れますね…。
そんなトラブル対応の中で思ったことを今日は書きます。
時間がない時だからこそ作業内容を明確に！
- 今日の15時までにトラブルを収束させてくれ
- 1時間以内にリカバリ作業を終わらせてくれ
仕事をしているとこのような作業指示を受けることがあります。
同じ会社の上司だったり、お客さんだったり。
私、時間の制約が課せられるとかなりストレスを感じます。
ストレスを感じるとどうなると思います？
- 作業ミスが増える
- 作業漏れが発生する
- 思考が停止する
結果、「すみません、作業が終わりません」となってしまいます。
「すみません」で済んだらそもそも時間制約付きの指示はこないです。
「すみません」で済むわけがありません。
時間の制約を課せられたときこそ作業リストを！
「すみません、作業が終わりません」の状態にならないように
今回のトラブル対応はこのように進めてみました。
- 作業を完了させるために何をしなければならないのかを
タスクを手書きで洗い出す - 手書きで洗い出したものを自己レビューも兼ねつつ
Excelなどに作業手順書として清書する - タスクを終えたらチェックできる項目を追加する
- タスクの完了見込み時間（開始～終了時間）を記入できる項目を追加する
- 2～4が記入された資料を「作業手順書兼チェックリスト」として
有識者にレビューしてもらう - 作業手順書兼チェックリストに従い作業を行う
最近のわたしのブームは「作業手順書兼チェックリスト」
1～6のように進めると何がいいのか。
- 全体の作業量を俯瞰できます
- 異なる媒体に移すことで手順を見直せます
- チェック項目を設けることでチェックリストにもなります。
- 時間を記入することで作業指示の時間内に
終わるかどうかを確認できます。 - 第三者が見てわからないものは明日の自分のわかりません。
第三者に見てもらいましょう。 - 実際に作業を行うときに迷いが生じません。
一番大切なことは「俯瞰すること」だと思います。
俯瞰すると自分がいま全体のどこの作業をしているのかがわかります。
人生を俯瞰することができると、どういうスキルを身に着けていかないといけないのか、いま遊ぶべきときなのか頑張るときなのか、どのくらいお金が必要なのか、といったことがわかる、みたいなものです。
そして、タイトルの話になりますが…
作業手順書があると作業効率可能な場所も見えてきます。
作業時間が書いてあると効率化したあと改善率が出せます。
高い改善率を叩き出すとモチベーションもアップします。
こういった恩恵を受けることができます。
「作業効率アップして生産性を上げて！」と昨今言われてますが
まずは作業手順を明確にするとこから始めたほうがいいと思います。
見えないものをどんどんアウトプットしていきましょう！
